前回も企業活動における会議の重要性をお話しましたが、もう一度おさらいをしましょう。
会議とは、社内の課題を集約する場所であり、会社の戦略的決定や社内への浸透などハブ的役割を果たします。 会議により決定されたことは、社内に周知徹底され毎日の業務活動に影響を与えます。各役割に応じた会議を開催することで、企業内のボトルネックを解消します。会議は、組織マネージメントの一つです。
「良い会議」に改善した会社がどんな結果を得たか現場の事例を含めてお話しします。
目次
会議は共通認識の場でだけでなく社員育成の場である。
社員を成長させる機会なのです
１．経営戦略会議（トップマネージメント）
経営戦略に関する会議などで、経営陣に対して経営者の思いを伝える機会ができ、顔色を見ながら、幹部に対して徹底して理念・ビジョンの浸透をすさせることができます。このことにより、次の日からの経営陣のモチベーションが変り、明確な目的により集中した行動、結果が生れます。
例：経営者のビジョンが不明確な組織（経営者の意識が変われば、難易度は、中）
▶ 経営者がビジョンを管理職の前で話すことで、経営者自身の意識改革が進み、経営者の意見に賛同する人材が伸び始めまた。今までは、どこを向いて仕事をしていいのかわからなかったが、今なら方向性が見えると管理職からの声が聞こえるようになり、行動が変わった。同時に、ぬるま湯に浸かっていた管理職は、お尻に火が付くか、または、居場所がないと進退を表明することになる。このことにより、管理者たちの意識がまとまり成果に直結した。
２．幹部会議・管理者会議（ミドルマネージメント）
中間に位置する会議が、最も重要な位置付けになります。ボトルネックを作ることも無くすこともここで決まります。ボトルネックが組織のどこなのか？ 誰なのか？ しっかりと組織全体を俯瞰して判断します。トップ会議からの決定事項の周知徹底に対して、理解力のチェックさらに次回の会議までの行動を見て指示を変えていきます。このことが、管理職の的確な育成に繋がります。管理職の力量の違いに合わせて対応することで、最短での結果が生れます。現場からの吸い上げに関しても必要な吸い上げが出来ているのか？ これが出来ると現場に的確な指示が出来て、改善が進み成果に直結します。
例：社内の情報が集約される中間会議でボトルネックが見えない組織、言い変えると決定事項が進まない組織（組織の俯瞰は、難易度が高）
▶ 組織には、ボトルネックと言われる部分が大なり小なり必ずあります。情報や指示（報連相）、育成などの滞る部分などです。それが、人的なことなのか？ 仕組み的なことなのか？ 風土的なことなのか？ 実際に当事者は、なかなか気が付きません。組織の中にいると日常的に気が付かない。この部分を俯瞰し対策すると組織内に血液が流れる如く、細部まで変化が見られます。ボトルネックの解除は、中間会議から行うことで結果が早く現場が元気になります。
３．現場会議（ロワーマネージメント）
現場関係の会議は、日々の業務に特に直結しています。何をチェックするのか？ どう伝えるのか？ どう判断するのか？ このポイントが、ズレているケースが多い。表面化した時には、すでに大きな問題となっていて、経営層の会議まであげないと解決できないような問題へと進展していることもしばしばあります。
例：現場のトラブルがよくある組織、同じことの繰り返しが多い組織（難易度は中だが、時間はかかる）
▶ 現場に適任者がいない、管理職の指示が不適切、育成の仕組みがない、管理者との距離があるなど様々な原因があげられます。配置転換や新規の採用など、現場の雰囲気を変えていくことも一案。更に、体系だった育成計画を作成して入社からの育つ環境から変えていく、この計画を現場に任せず、組織全体のテーマとして、マニュアル化や教育の仕組みを作ることで離職率の低下、短期間での人材の成長、管理職の成長などがお客様への対応に繋がり、売り上げとして現れてくる。それがさらに最も大事な現場の雰囲気を変えていきます。
書ききれないほど事例がありますが書ききれません
「会議は、共通認識の場のように思うが、実は育成の場である。」
会議の中で決まることは、小さいことも多々ありますが、それを一つ一つ積み上げていく事が、組織の変革に繋がり、利益が出る組織に変わります。
急激な変化は、中小企業の組織には耐えられません。
少しずつです。組織マネージメントの始めは、会議レジメの変更からになります。
「悪い会議」見直すだけで業績がアップする（上）もご覧ください。